Huishoudelijk reglement

Hoofdstuk 1: Het lidmaatschap.

Art. 1 Aanmelding en opzegging.
De aanmelding van het lidmaatschap geschiedt mondeling of schriftelijk bij de ledenadministratie evenals de opzegging.

Art. 2 Opgave.
Bij de aanmelding dient te worden opgegeven: naam, voorletters, geboortedatum en adres.
Tevens de voornaam (en) en de geboortedata (‘s) van de kinderen.

Art. 3 Beëindiging van het lidmaatschap.
Het lidmaatschap wordt beëindigd bij: a. Opzeggen, b. Royement c. Overlijden. In zo’n geval verliest het lid onmiddellijk alle aan het lidmaatschap verbonden rechten. Reeds betaalde contributies, vrije bijdragen, schenkingen e.d. worden niet terug betaald.

Art. 4 Royement.
Een lid kan door het bestuur worden geroyeerd wegens handelingen die in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement en met de belangen van de vereniging. Ook bij een contributieschuld van 13 weken. In het laatste geval kan in overleg met het bestuur, door het bestuur uitstel worden verleend.

Art. 5 Plichten.
Van de leden wordt verwacht dat zij hun medewerking verlenen aan het in de statuten en het huishoudelijk reglement omschreven deel en aan alle werkzaamheden, welke uit voortvloeien.
Het verdient aanbeveling dat de leden zich een exemplaar van het huishoudelijk reglement aanschaffen.

Art. 6 Rechten.
De leden hebben het recht te verlangen dat het bestuur de buurtbelangen van hen behartigt bij de daarvoor bevoegde instanties. Het in stand houden van de speeltuinen het in stand houden van de accommodaties voor het buurtwerk en verder alles wat in het belang is van het welzijn van de bewoners van de wijk Tuindorp-Zuid. Verder hebben zij het recht dat hun kinderen, zonodig tegen betaling, deel kunnen nemen aan allerlei activiteiten die worden georganiseerd.

Hoofdstuk 2: Het bestuur.

Art. 7 Samenstelling.
Het bestuur bestaat uit de onder art.9 van de statuten genoemde personen, omvattende: voorzitter, secretaris, penningmeester, zijnde het dagelijks bestuur. Verder 2e voorzitter 2e secretaris, 2e penningmeester en de gewone leden. Alle functies worden door het bestuur onderling verdeeld.

Art. 8 Taak.
Het bestuur heeft tot taak: a. Te streven naar de verwezenlijking van het doel van de vereniging. b. De financiën van de vereniging in goede banen te leiden, aan de hand van een begroting en door het geven van een financieel verslag ter jaarvergadering. c. Indien nodig een voorlopig bestuurslid te benoemen tot de eventuele jaarlijkse ledenvergadering. d. het aanstellen van toezichthouders van de speeltuinen, het aanstellen van een beroepskracht of een parttime beroepskracht voor het beheer en onderhoud van de gebouwen, het aanstellen van een administratief medewerker(ster), het aanstellen van een casseerde(ster) voor het innen van de contributies of
andere gelden.
e. Plaats, datum en tijd vast te stellen van de vergaderingen e.d., alsmede de agenda daarvan. f. De maanden, dagen en uren van openstelling van de speeltuinen en gebouwen voor allerlei activiteiten.
g. Alle andere werkzaamheden ter hand nemen, welke voor het welslagen van het doel bevorderlijk acht. leder bestuurslid is persoonlijk verantwoordelijk voor de door hem of haar eigenmachtig verrichte werkzaamheden en handelingen.

Art. 9 Het dagelijks bestuur.
Het dagelijks bestuur schrijft vergaderingen uit en stelt de agenda hiervan op. Is door het bestuur gemachtigd om, mocht dit noodzakelijk blijken, tussen de bestuursvergaderingen in, besluiten te nemen, die geen uitstel gedogen.
Zijn het ingrijpende beslissingen dan moet er een extra bestuursvergadering belegd worden.

Art. 10 Aftreden.
Op elke jaarlijkse leden vergadering treden die bestuursleden af, die volgens een schema, opgesteld door het bestuur, aftredend zijn. De penningmeester kan alleen dan aftreden wanneer hem of haar door de kascontrolecommissie decharge is verleend en bij akkoord van de accountant. Overige bestuursleden die tussentijds aftreden dienen hun taken zorgvuldig over te dragen aan het zittende bestuur.
De afgetreden bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
Bestuurskandidaten, niet door het bestuur gekozen, kunnen zich tot 10 dagen voor de jaarlijkse leden vergadering.
Schriftelijk melden bij het bestuur onder overlegging van tenminste 10 geldige handtekeningen van leden.
Uit elk gezin mag maar 1 handtekening komen (zie artikel 27 van het huishoudelijk reglement).

Art. 11 De voorzitter.
De voorzitter leidt alle vergaderingen indien aanwezig. Bij niet aanwezig zijn, wordt de vergadering geleid door een ander bestuurslid. Hij sluit de besprekingen wanneer hij denkt dat een onderwerp voldoende is besproken. Gaat de kritiek tegen, wanneer deze op ongepaste wijze gevoerd wordt. Schorst, indien noodzakelijk de vergadering, na ruggespraak met het bestuur. Plaats zijn handtekening onder alle daarvoor in aanmerking komende stukken en verslagen.

Art. 12 De secretaris.
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en houdt van de uitgaande stukken kopieën. Houdt de notulen van de ledenvergadering bij en zorgt dat op de presentielijst wordt getekend. Maakt verslagen van belangrijke besprekingen. Brengt een jaarverslag uit.

Art. 13 De penningmeester.
De penningmeester beheert de gelden van de vereniging. Zorgt voor de inning van alle aan de vereniging toekomende baten. Zorgt dat alle uitgaven door een deugdelijk kasbewijs gedekt zijn. Brengt in de jaarvergadering verslag uit van de financiële toestand van de vereniging. Dient de begroting in voor het komende boekjaar. Hij houdt verder de kas en de boekhouding te allen tijde ter inzage voor de leden van de kaskontrolekommissie. Indien noodzakelijk zal de penningmeester worden bijgestaan door een deskundige
( boekhouder of accountant)

Art. 14 De toezichthouder(ster) van de speeltuin De Pelikaan.
De toezichthouder(ster) van de speeltuin De Pelikaan kunnen geen bestuursleden zijn van de vereniging. Zij zorgen voor het bewaren van de orde in de speeltuin. Houden toezicht op een veilig en dus een juist gebruik van de toestellen. Houdt het terrein schoon.

Art. 15 De kaskontrolekommissie.
De kaskontrolekommissie bestaat uit drie leden. (geen leden van het bestuur) Zij controleert de kas en de bescheiden van de penningmeester tenminste 1 maal per jaar, verder zo vaak mogelijk als zij of de voorzitter dit nodig oordelen. Een der controles dient plaats te vinden twee maanden na beëindiging van het boekjaar, dit in verband met het uit te brengen rapport voor de jaarvergadering. Zij kiest uit haar midden een rapporteur. Elk jaar treedt een lid af. Dit lid is niet terstond herkiesbaar. Indien daartoe aanleiding bestaat kan de aftreding bij loting worden bepaald.

Art. 16 Het dagelijks bestuur als werkgever.
Het dagelijks bestuur is opdrachtgever van eventueel betaalde krachten. Het stelt deze mensen aan en kan ze eventueel ontslaan of ontslag verlenen. Dit wel in overleg met de overige bestuursleden.

Art. 17 De besturen van activiteiten.
De besturen van activiteiten bestaan uit leden die meedoen aan de desbetreffende activiteit. Aanschaf van materialen of huren van, en beslissingen op financieel gebied dient altijd in overleg te gaan met het bestuur.

Hoofdstuk 3: Geldmiddelen.

Art. 18 Contributie en donatie.
De hoogte van de contributie wordt elk jaar, op voorstel van het bestuur, op de jaarlijkse ledenvergadering vastgesteld. Zij wordt ge int tussen 1 Jan. en 15 Feb. van dit jaar Zij is over het gehele verenigingsjaar verschuldigd. Nieuwe leden betalen bij toetreding een bedrag aan inschrijfgeld, welk bedrag op de jaarlijkse ledenvergadering kan worden gewijzigd. Indien een lid bedankt en zich in hetzelfde boekjaar opnieuw aanmeldt als lid is hij of zij administratiekosten verschuldigd. Na verloop van een jaar na opzegging van het lidmaatschap kan men zich opnieuw aanmelden als lid. Dan gelden de regels als bij gewone toetreding.

Art. 19 Subsidies.
Naar gelang de uitbreiding der werkzaamheden zal het bestuur trachten subsidies te verkrijgen voor onderdelen van het werk, van de bevoegde instanties rijk en gemeente, en van andere instellingen en bedrijven.

Art 20 Belegging.
De penningmeester zal als regel niet meer dan vijfhonderd euro’s in de kas houden. Het meerdere wordt ten bate van de vereniging rentegevend belegd bij die instantie (bank) die daarvoor door het bestuur is aangewezen.

Art 21 Financiële acties.
Door het bestuur en door de besturen van de activiteiten zullen zo nodig acties worden opgezet teneinde de kas te vullen.

Hoofdstuk 4: Vergaderingen.

Art. 22 Ledenvergadering.
Het bestuur belegt minimaal 1 jaarlijkse ledenvergadering (algemene vergadering) per jaar en verder zo dikwijls als het dit nodig oordeelt.

Art. 23 Doorgang van besluiten.
De ledenvergadering gaat ten alle tijde door, ongeacht het aantal aanwezige leden. Alle leden worden geacht genoegen te nemen met de besluiten welke door de ledenvergadering worden genomen.

Art. 24 De jaarvergadering.
Binnen zes maanden na afloop van ieder verenigingsjaar wordt een ledenvergadering uitgeschreven met de volgende vaste agendapunten:

1. Opening
2. Notulen
3. Ingekomen stukken/Huishoudelijk regelement
4. Jaarverslag secretariaat
5. Jaarverslag penningmeester
6. Rapport kascontrolecommissie
7. Verkiezing kascontrolecommissie
8. Pauze
9. Bestuursverkiezing
10. Bestuursbeleid
11. Vaststellen van de begroting
12. Rondvraag
13. Sluiting

Art. 25 Bestuursvergaderingen.
Het bestuur vergaderd minstens tien maal per jaar en verder zo dikwijls als het dagelijks bestuur nodig oordeelt. Voorts op verzoek van een der bestuursleden. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als het dit nodig acht.

Art. 26 Feestelijke bijeenkomsten.
Eens per jaar wordt een feestelijke bijeenkomst belegd voor alle leden en donateurs van de vereniging. Ook eens per jaar komt het bestuur en de vrijwilligers bijeen voor de afsluitingsavond van het seizoen.

Hoofdstuk 5: Stemmingen.

Art. 27 Stemrecht.
Stemrecht hebben alle onder art. 4 der statuten genoemde leden. Per lid maatschap kan er maar 1 stem worden uitgebracht zie art 13.2 der statuten Inwonende kinderen hebben geen stemrecht, tenzij een meerderjarige zelf lid is van de verenging. Stemmen bij volmacht (door een lid van de vereniging) is toegestaan.

Art. 28 Besluiten.
Alle besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. Blanco stemmen worden als niet geldig beschouwd.

Art. 29 Staken van stemmen.
Bij staken van stemmen over een voorstel, motie of dergelijke, wordt deze als niet aangenomen beschouwd. Bij staking van stemmen over een vacature of dergelijke, zal herstemming plaats vinden.

Art. 30 Wijze van stemmen.
Over personen of andere zaken wordt op de jaarlijkse ledenvergadering schriftelijk gestemd.
In bestuursvergaderingen wordt eventueel over schorsingen of ontslag mondeling gestemd.

Hoofdstuk 6: Het werkterrein.

Art. 31 Het werkterrein.
Het werkterrein van de vereniging beslaat het zuidelijke deel van Hoogeveen en wordt als volgt begrensd: de Alteveerstraat, ( Alteveer westzijde niet meegerekend) Zuiderpark ,Wolfbosstraat,(de Arend niet meegerekend)en het Haagje (het Haagje noordzijde niet meegerekend) Personen buiten dit werkterrein kunnen wel lid zijn van de vereniging.

Hoofdstuk 7: Slotbepalingen.

Art. 32 Wijzigingen.
De bepalingen in het huishoudelijk reglement en eventuele wijzigingen of aanvullingen mogen niet in strijd zijn met de statuten. Voor wijzigingen of aanvullingen gelden dezelfde bepalingen als omschreven in art. 17 der statuten.

Art. 33 Onvoorzien.
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur met beroep op de jaarlijkse ledenvergadering.

Hoofdstuk 8: Vrijwilligers.

Art. 34 Vrijwilligers bediening c.q. activiteiten.
De sleutel kan overdag in het DES gebouw worden afgehaald. U hoeft geen derden toe te laten in de keuken. In overleg met u zijn er uitzonderingen mogelijk (b.v. om u te assisteren) U bent verantwoordelijk voor het goed functioneren van de activiteiten
Bij verhuur van een zaal denken om het volgende:
a. Op het bestemde briefje invullen het aantal uren van verhuur en de verbruikte consumpties indien niet betaald.
b. Bij kontante betaling van zaalhuur en consumpties deze apart vermelden (zaalhuur apart en consumpties apart)
c. Uw consumpties en die van de leiding van een eigen activiteit vermelden op het formulier intern verbruik” Tevens de naam of namen van de vrijwilliger(s) en datum vermelden. De formulieren besproken onder punt b en c, zitten in de keuken map.
d. Ook de huur van het biljart apart vermelden.
c. Koffie zetten naar eigen inschatting (ongeveer 12 tot 14 koppen per pot)

Art. 35 Wat mag een vrijwilliger nuttigen.
De vrijwilliger mag voor zich naar keuze nuttigen: Koffie of thee naar behoefte, en drie consumpties naar keuze tijdens de activiteit. Is er behoefte na het opruimen van de zaal of zalen, kan men nog twee consumpties nuttigen. Zijn er activiteiten waarbij de frituurpannen aan zijn, dan mag men ook iets warms nuttigen. Zijn er activiteiten waar weinig of geen vraag is naar warme snacks(minder dan tien), mogen de frituurpannen niet aan. Ook niet voor eigen gebruik.

Art. 36 Telefoon.
U als gastvrouw/gastheer neemt ook de telefoon aan. Vragen over zaalverhuur of activiteiten verwijzen dat diegene de volgende dag moet bellen op kantooruren tussen 9.00 uur tot 16.00 uur met de ledenadministratie.

Art. 37 Zalen en keuken.
Aan het eind van de avond dient u de zalen en keuken netjes achter te laten. D.w.z. tafels schoon, asbakken schoon, afwas gedaan en indien gebruikt de frituurpannen schoonmaken. De afwasmachine leeg laten lopen en naspoelen met water. Gasstel indien gebruikt uitzetten, afzuigkap uitzetten en de luiken sluiten.

Art. 38 Het afsluiten van bet gebouw.
Bij het afsluiten van de zalen let men er op dat alle ramen en nooddeuren goed gesloten zijn. Dat het licht en eventueel de afzuiging uitgeschakeld is. De toegangsdeuren van het kantoor en de keuken op slot zijn.Alle andere deuren dicht zijn maar niet op slot. Er geen mensen meer in het gebouw aanwezig zijn. Alle lichten uit zijn.
Alleen het licht in het voorportaal moet blijven branden. Buitendeur afsluiten en de sleutel naar een van de bestuursleden brengen.

Art. 39 Inwerkingtreding
Dit huishoudelijk reglement is in werking getreden na verkregen goedkeuring van de jaarlijkse ledenvergadering gehouden op data 15 juni 2016. Er hebben nadien geen wijzigingen plaatsgevonden.